La verbalizzazione delle riunioni degli organi sociali alla luce della transizione digitale.

Nel corso della conferenza Paradigma, l’Avv. Alessandro Del Ninno affronta, con taglio pratico-operativo, i profili di protezione dei dati personali e sicurezza informatica connessi alla verbalizzazione da parte degli organi societari delle aziende (consigli di amministrazione, comitati, collegi e, più in generale, organi e funzioni che redigono e conservano verbali e delibere), chiarendo come governare correttamente l’intero ciclo di vita del documento: dalla raccolta dei dati alla conservazione digitale. L’intervento inquadra innanzitutto l’applicazione del GDPR alle verbalizzazioni societarie, spiegando quando e perché il verbale integra un trattamento di dati personali e quali conseguenze ne derivano in termini di ruoli, responsabilità e adempimenti organizzativi. L’Avv. Del Ninno si concentra poi sui dati personali che tipicamente confluiscono nei verbali degli organi societari, su come individuarli e qualificarli e, soprattutto, su come gestirli in modo coerente con i principi di minimizzazione, limitazione della finalità, correttezza e responsabilizzazione, distinguendo tra contenuti necessari alla funzione istituzionale del verbale e informazioni eccedenti che spesso vengono riportate per prassi.

Una parte centrale dell’intervento è dedicata alle misure di sicurezza informatica applicabili alla verbalizzazione societaria, esaminate lungo tre momenti critici: la protezione dei dati in piattaforma (gestione degli accessi, profilazione e segregazione dei ruoli, tracciamenti e registri delle consultazioni, controllo delle autorizzazioni), la protezione durante la trasmissione (canali sicuri, cifratura, condivisioni, invii e rischio di inoltri impropri), e la protezione nella fase di conservazione (integrità, disponibilità, backup, conservazione digitale e gestione del rischio di accessi indebiti nel tempo). In questo quadro, l’Avv. Del Ninno illustra le scelte organizzative che incidono sulla sicurezza effettiva: chi può vedere cosa tra componenti dell’organo, segreterie societarie e funzioni di supporto, come si documentano le consultazioni, quali controlli ex post sono sostenibili e quale set minimo di evidenze rende il processo difendibile in caso di audit o contestazioni.

L’intervento tratta inoltre, in chiave operativa, la gestione dei diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione e altri diritti rilevanti) quando i dati personali sono inseriti in verbali e delibere: come gestire una richiesta in presenza di obblighi societari di conservazione e di esigenze di integrità documentale, quali margini esistono per rettifiche, annotazioni o oscuramenti selettivi, e come evitare risposte “automatiche” che aumentano l’esposizione a rischi legali e reputazionali. Un focus specifico riguarda il ruolo del DPO, inteso come presidio di metodo e governance: l’Avv. Del Ninno chiarisce quali contributi sono attesi in termini di valutazione del rischio, policy interne, formazione e auditabilità dei processi di verbalizzazione, e quali fraintendimenti ricorrenti indeboliscono la tenuta complessiva del sistema.

In chiusura, l’Avv. Del Ninno approfondisce la conservazione digitale dei verbali degli organi societari e le misure di sicurezza informatica correlate, evidenziando le scelte tecniche e procedurali che rendono la conservazione non solo conforme ma anche affidabile nel tempo: controlli sugli accessi, protezione e integrità, gestione delle copie, politiche di conservazione, e gestione di incidenti e data breach legati alla documentazione societaria. L’obiettivo complessivo dell’intervento è fornire una mappa chiara e applicabile per mettere in sicurezza i processi di verbalizzazione degli organi societari, ridurre l’esposizione al rischio e migliorare la qualità operativa della compliance.

Programma del Convegno