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INFORMATION TECHNOLOGY

Conservazione dei documenti informatici: pubblicato il regolamento dell’AGID.

Con la Determinazione n. 455/2021 del 25 giugno 2021, l’Agenzia per l’Italia Digitale (“AGID”) ha formalmente adottato il regolamento che definisce i nuovi criteri per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici (di seguito, anche, il “Regolamento”), fissando in un apposito allegato i requisiti generali, nonché i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per la fornitura del servizio.

Premessa

La conservazione dei documenti informatici per conto delle pubbliche amministrazioni da parte di soggetti esterni deve uniformarsi alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché ad un regolamento, adottati entrambi dall’AGID, che segnano il superamento del precedente meccanismo di accreditamento dei conservatori.
In quest’ottica, ad integrazione di quanto già definito nell’ambito delle summenzionate linee guida emanate a settembre 2020, il Regolamento - che entrerà in vigore il 1° gennaio 2022- è chiamato a fissare tali criteri per la fornitura del suddetto servizio di conservazione documentale, determinandone sia gli aspetti generali che i necessari standard tecnici.

Principali requisiti richiesti

L’allegato A al Regolamento detta, in dettaglio, i summenzionati requisiti, distinguendo tra le seguenti categorie: requisiti generali; requisiti di qualità; requisiti di sicurezza; requisiti di organizzazione.
In via generale, il c.d. “conservatore” deve possedere una descrizione del sistema utilizzato, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate, delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime, delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie. Inoltre, deve possedere una descrizione delle procedure di accesso, ricerca, recupero e uso, e loro monitoraggio degli archivi nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Nell’ambito organizzativo, invece, si segnala la necessità di adottare specifiche figure professionali; possedere una polizza assicurativa ad hoc e garantire la compliance in materia di protezione dei dati personali.

Piano di cessazione

L’AGID attribuisce particolare attenzione al tema della cessazione del servizio di conservazione (sia nel caso di cessazione volontaria che involontaria), prevedendo che ciascun Conservatore dettagli delle specifiche procedure per garantire la corretta cessazione e migrazione del servizio di conservazione, conformemente alle indicazioni di cui all’allegato B al Regolamento.

Tale allegato, in particolare, prevede un’appendice finalizzata a guidare gli operatori nella stesura del piano di cessazione, garantendo omogeneità di struttura e completezza delle informazioni necessarie.

Accreditamento al marketplace

I soggetti, pubblici o privati, che intendono erogare il servizio di conservazione in esame possono richiedere l’iscrizione al marketplace per i servizi di conservazione, che sarà istituito da AGID come sezione autonoma del Cloud Marketplace e dalla stessa Agenzia vigilato. Salvo i casi di cancellazione, l’iscrizione ha durata pari a 48 mesi e non risulta obbligatoria, prevedendosi che le amministrazioni possono avvalersi di conservatori non iscritti purché le stesse trasmettano ad AGIS i relativi contratti entro trenta giorni dalla stipula affinché l’Agenzia possa svolgere le necessarie attività di verifica circa il rispetto dei requisiti richiesti.

(Fonte: Lexology - Autore: Studio Legale Previti - Pietro Maria Mascolo - Titolarità dei contenuti: Lexology)
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